Sei una persona organizzata e precisa, che riesce a lavorare con metodo? Queste doti possono aiutarti a trovare lavoro come Virtual Assistant, un’occupazione che puoi svolgere da casa, scegliendo tu con chi collaborare. Interessante, no?

Le tue doti da sole potrebbero non bastare! In questo articolo ti raccontiamo cosa vuol dire lavorare come Virtual Assistant, quali sono le competenze che devi sviluppare e come dimostrarle ai tuoi possibili clienti. Ti spieghiamo anche come ottenere una certificazione di competenze, che ti aiuterà a presentarti in modo più professionale e a dare una spinta alla tua carriera come Personal Assistant virtuale. Ma partiamo dall’inizio: cosa fa esattamente un Personal & Virtual Assistant?

Virtual Assistant: cosa fa?

Prima di parlare di competenze e percorsi lavorativi, sfatiamo un piccolo fraintendimento: quando si parla di assistente virtuale, molte persone tendono subito a pensare ad Alexa, a Siri o a Google Assistant. Ottimi assistenti virtuali, di certo, ma qui si parla di persone e non di software. No, non ti stiamo proponendo di sostituirti a un software! Nel mondo anglosassone la figura professionale del Virtual Assistant esiste da tempo: per semplificare, possiamo dire che si tratta di un assistente amministrativo, ma non solo; alcuni Virtual Assistant svolgono le funzioni di Executive Assistant (assistente personale di una o più persone all’interno del management aziendale) o di Social Media Manager. 

Vediamo meglio, nello specifico, cosa fa un Virtual Assistant!

Principali attività di un Virtual Assistant 

Tra le attività di un Virtual Assistant possiamo trovare mansioni amministrative e contabili, attività di data entry e customer care o altre mansioni proprie di un Personal Assistant, come ad esempio: 

• Rispondere a telefonate ed email per conto del cliente, a volte gestendo anche inoltri di chiamate tramite numeri verdi 800; 
• Programmare riunioni ed eventi aziendali; 
• Gestire il calendario di appuntamenti con i clienti, le scadenze aziendali e contabili;
• Creare presentazioni e altri documenti per riunioni o eventi, come ad esempio welcome kit, brochure etc.;
• Programmare e organizzare cene di lavoro e viaggi per il management aziendale (prenotare mezzi di trasporto, sistemazioni alberghiere, ristoranti; organizzare le attività e gli spostamenti durante meeting aziendali o eventi, collaborando con eventuali Event Planner);  
• Gestire gli ordini di forniture, le fatture di acquisto e vendita o altri documenti contabili; 
• Gestire e inserire i dati aziendali in CRM, fogli di calcolo o altri software organizzativi. 

A seconda del settore in cui opera l’azienda o il singolo cliente, un Virtual Assistant può trovarsi a svolgere anche attività di web marketing e copywriting. Ad esempio:

• Creare e gestire blog aziendali, dalla scrittura degli articoli all’editing e alla pubblicazione; 
• Gestire l’intero flusso di email marketing; 
• Creare, aggiornare e gestire le schede prodotto per gli e-commerce; 
• Creare e gestire account social aziendali o personali (del CEO o di un singolo cliente).

Come avrai capito, la figura del Virtual Assistant può svolgere attività molto diverse tra loro: un po’ assistente personale, un po’ assistente amministrativa, un po’ esperta di web marketing e comunicazione, si tratta di una figura trasversale a diversi settori e con competenze estremamente variegate. 

Ma quali sono queste competenze? Vediamole subito!

Virtual Assistant: le competenze da sviluppare 

All’inizio di questo articolo abbiamo parlato di organizzazione, precisione e capacità di lavorare con metodo, tra le capacità più utili per ogni lavoro, ma specialmente importanti quando si lavora come Virtual Assistant per una grande azienda o per una persona con svariati impegni di lavoro. Dopo averti raccontato cosa fa un Virtual Assistant avrai compreso l’importanza di questa figura professionale, che spesso tiene le redini di un’azienda o dell’attività di un libero professionista, rimanendo nell’ombra. Ci siamo anche detti, però, che le doti organizzative, il metodo e la precisione non bastano. Cosa serve dunque?

Competenze di un Virtual Assistant 

Tra le competenze richieste a chi vuole diventare Virtual Assistant le principali riguardano le hard skill ovvero le capacità tecniche specifiche per lo svolgimento del lavoro. Ad esempio, devi conoscere almeno gli elementi di base della contabilità aziendale; dei software per l’email marketing e il data entry; ma anche padroneggiare la suite di Microsoft Office, in particolare Excel, Word e PowerPoint, o, in alternativa, qualsiasi altro strumento che ti consenta di creare presentazioni, documenti di testo e organizzare e analizzare grandi quantità di dati. E, non meno importante, avere dimestichezza con il digitale: non dimentichiamoci che stiamo parlando di una figura professionale che solitamente lavora da remoto!

Inoltre, per offrire servizi di web marketing devi sviluppare competenze nell’uso dei social media e nella promozione online, quindi conoscere strumenti come Google Ads e Facebook Ads. 

Alle competenze tecniche è bene affiancare delle soft skill o competenze trasversali, come ad esempio:

• Capacità comunicative, fondamentali per presentare le informazioni in modo efficace, oralmente e per iscritto; per gestire la comunicazione interna ed esterna, online e offline: email, social media, meeting ed eventi, rapporti con i fornitori, customer care sono tutte attività che richiedono eccellenti capacità di comunicazione. 

• Capacità gestionali, fondamentali non solo per organizzare le attività in base alle priorità, ma anche per gestire il tempo necessario a svolgere ognuna delle attività richieste.

• L’attenzione al dettaglio, indispensabile affinché tutte le informazioni siano sempre aggiornate, suddivise accuratamente per categorie e facilmente recuperabili per essere analizzate o inserite in report. 

Dall’elenco di competenze utili per un Virtual Assistant non possiamo escludere la capacità di problem solving, ovvero essere in grado di risolvere problemi in modo rapido ed efficiente; la capacità di gestire urgenze e lavorare sotto pressione; e infine, la capacità di relazionarsi con gli altri, fondamentale per lavorare in team o gestire l’help desk di un’azienda.

Sembra un elenco di competenze infinito e impossibile da ottenere in breve tempo? E se invece ti dicessimo che puoi diventare Virtual Assistant in soli sei mesi di studio? Sì, è possibile anche se non hai altre esperienze lavorative. Continua a leggere e scopri come!

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