Negli ultimi anni, l’emissione della fattura elettronica è diventata obbligatoria per la maggior parte dei professionisti, aziende e lavoratori autonomi in Italia. Se ti stai chiedendo come si fa una fattura elettronica, sei nel posto giusto: in questa guida pratica vedremo come crearla, quali strumenti usare, cosa inserire, e analizzeremo un esempio concreto per aiutarti a evitare errori e risparmiare tempo.
Che cos’è la fattura elettronica e quando è obbligatoria
La fattura elettronica è un documento digitale che ha lo stesso valore legale della fattura cartacea, ma viene emesso, trasmesso e conservato esclusivamente in formato elettronico (XML). In Italia, è obbligatoria:
- Per tutte le imprese e liberi professionisti con Partita IVA
- Per i rapporti B2B (tra aziende), B2C (con consumatori) e B2G (con la Pubblica Amministrazione)
- Anche per regimi forfettari dal 1° luglio 2022, salvo alcune eccezioni
Il documento deve essere inviato attraverso il Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate, che verifica e recapita la fattura al destinatario.
Come si fa fattura elettronica: passo dopo passo
Ecco una guida dettagliata su come si fa fattura elettronica:
1. Scegliere un software di fatturazione
Per emettere una fattura elettronica hai bisogno di un software o servizio online compatibile con il formato XML. Alcuni dei più usati sono:
- Fatture e Corrispettivi (portale gratuito dell’Agenzia delle Entrate)
- Aruba Fatturazione Elettronica
- Fatture in Cloud
- Danea Easyfatt
- Teamsystem
Scegli uno strumento adatto alle tue esigenze: gratuito, con supporto cloud oppure integrato con il tuo commercialista.
2. Compilare i dati del mittente e del cliente
All’interno della fattura è necessario inserire una serie di dati per individuare con precisione il destinatario:
- Dati anagrafici e fiscali del mittente (Partita IVA, codice fiscale, indirizzo)
- Dati del cliente (Partita IVA o codice fiscale, codice destinatario o PEC)
- Regime fiscale e tipo documento (fattura, nota di credito, acconto, ecc.)
Se il cliente è un privato senza Partita IVA, dovrai usare il codice destinatario “0000000” e inserire la PEC come canale di ricezione.
3. Aggiungere beni/servizi e importi
Per ogni riga della fattura specifica:
- Descrizione del servizio/prodotto
- Quantità e prezzo unitario
- Aliquota IVA (es. 22%, 10%, esente)
- Eventuali ritenute o contributi (INPS, ENASARCO, ecc.)
Il software calcolerà automaticamente l’importo totale imponibile, IVA e importo finale.
4. Inserire dati aggiuntivi e condizioni di pagamento
Puoi aggiungere:
- Scadenza del pagamento (es. 30 giorni data fattura)
- Modalità (bonifico, carta, contanti, ecc.)
- Eventuali causali, riferimenti a ordini, commesse, ecc.
- CIG e CUP (se fatturi alla Pubblica Amministrazione)
5. Firma, invio e conservazione elettronica
Una volta completata, la fattura ci sono questi ulteriori step che saranno completati:
- Viene firmata digitalmente (il software spesso lo fa automaticamente)
- Viene inviata al SdI per il controllo e l’inoltro al cliente
- Deve essere conservata a norma per 10 anni, in formato digitale (molti software includono questa funzione)
Se il SdI rileva errori, la fattura viene scartata e dovrai correggerla entro 5 giorni.
Esempio pratico: fattura elettronica per un freelance
Immagina di essere un web designer che ha realizzato un sito per un cliente. Ecco un esempio semplificato dei dati da inserire:
- Mittente: Mario Rossi, P.IVA 01234567890
- Cliente: ABC Srl, P.IVA 98765432100, codice destinatario: KRRH6BP
- Data fattura: 15/10/2025
- Descrizione: Realizzazione sito web aziendale
- Importo: €1.000 + IVA 22%
- Totale: €1.220
- Pagamento: Bonifico bancario entro 30 gg
Il software genererà il file XML, lo firmerà digitalmente e lo invierà al SdI. Il cliente riceverà la fattura nel proprio cassetto fiscale o gestionale.
Conclusione
Capire come si fa fattura elettronica è essenziale per lavorare in modo professionale e conforme alla normativa italiana. Grazie ai software attuali, il processo è diventato più semplice e accessibile anche per chi non ha competenze fiscali approfondite.
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